・ビジネスチャットを利用する際の注意点やマナーは？
・ビジネスチャットで使える例文を知りたい
本記事では、ビジネスチャットを利用する際の知っておくべきマナーを紹介します。
具体的な例文から知っておくだけでトラブルを避けられるマナーなどまとめているため、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットで押さえておくべきマナー11選
簡単に情報共有を行えるビジネスチャットですが、いくつか使用する上でのマナーが存在します。
マナーを知らないで利用すると相手に不快な思いをさせてしまったり、トラブルの原因を作ってしまったりすることになるので、以下のビジネスチャットのマナー11選を使用する時の参考にしてください。
マナー1. 正しい敬語を使う
ビジネスチャットはビジネス上での会話のため上司や同僚には敬語でメッセージを送信するようにしましょう。
チャットという気軽さからフラットすぎる言葉遣いは相手に不快な思いや、悪い印象を与えてしまいます。正しい言葉遣いで円滑なコミュニケーションを行いましょう。
文字での連絡は、感情が伝わりにくく相手に高圧的な印象を与えてしまう可能性があります。「です・ます」や「笑」「絵文字」を使用することで相手に感情が伝わりやすくなるので状況に応じて積極的に活用していきましょう。
マナー2. メッセージに反応する
メールと同じくビジネスチャットでも素早い返信を行うことは重要です。迅速な返信をすることで、相手の業務が円滑に進み、信頼の構築につなげることができます。
すぐに対応することが難しい場合は、こちらから連絡する意思と期日を送信するようにしましょう。素早いやり取りが行えることで、スムーズな情報共有と円滑な業務の遂行ができます。
「いいね」や「スタンプ」などのリアクション機能を活用するのも効果的です。文章を入力することなく素早い返信ができるため、確認したという意思表示を簡単に行うことができます。
また通常の会話でもリアクション機能を活用することで、相手に感情を表現できるため進んで活用しましょう。
マナー3. 要件は簡潔に伝える
ビジネスチャットは円滑なコミュニケーションを目的として導入されているチャットツールです。メッセージを送信する際にはメールのような「形式」や「季語」などを使わず、簡潔な結論ファーストの文章を構成して、一目で内容がわかるように心がけましょう。
ビジネスのシーンにおいて簡潔に文章を構成することに抵抗を持つ人も少ないでしょう。しかしビジネスチャットは「いつもお世話になっております」などの文は避けて簡潔に相手に内容を伝えることがチャットを行う上でのマナーです。
中には「お疲れ様です」を入れないことをルールにしている企業もあります。
「◯◯さんお疲れ様です。お忙しいところ恐れ入ります」という文章よりも
「ご依頼いただいていた商品を本日納品しました。よろしくお願いいたします。」
メッセージは頻繁に送信しないよう簡潔に結論ファーストな文章を意識し、スピード感を持って利用することを心がけましょう。
マナー4. メンション・スレッド機能で返信する
ビジネスチャットには返信する相手を特定する「メンション」メッセージから個別にチャットを送信できる「スレッド」という機能があります。「メンション」機能を使用することで「送信相手を指定」することができるので、読み忘れを防げます。
また複数人をメンションすることで一度にまとめて情報共有ができます。しかしメンション機能は他の人も閲覧することができてしまうので、発言する場所に気をつけましょう。
このようにビジネスチャットを導入することで円滑なコミュニーケーションを行うことが可能になります。
チャットツールでメッセージを送信する際には「メンション」や「スレッド」機能を活用して迅速な情報共有を心がけましょう。
マナー5. 個人情報の漏洩に気をつける
チャットは便利なツールですが、情報漏洩のリスクがあることを忘れてはいけません。
社内の人間のみならず、外部の人間と「機密情報」や「社外秘」についてやりとりを行う可能性があるため、自社で導入しているチャットツールのセキュリティ機能を活用し情報漏洩や機密情報の取り扱いに細心の注意を払いましょう。
また間違ってグループチャットで個人情報を送ってしまったりしないように、適切な場所で情報を共有することがマナーです。
便利なツールが故に使い方を誤ってしまうと、信用問題や個人間のトラブルに発生してしまう可能性があるので、コンプライアンスを遵守して正しい利用を心がけましょう。
マナー6. 業務時間内に連絡する
いつでもどこでもコミュニケーションがとれるビジネスチャットですが、あくまでも「ビジネス」で利用するツールのため業務時間内にチャットを行うのがマナーです。
どうしても連絡を行いたい場合は、謝罪の一文と簡潔に文章を送信するように配慮しましょう。
緊急の連絡や重要度が低い共有内容は、冒頭で何に対しての報告か記載して相手への配慮を行うことが重要です。
マナー7. プライベートな内容は極力行わない
ビジネスチャットは手軽さ故に、プライベートでの連絡としても使用しがちです。
ビジネス以外での使用は個人間でのトラブル発生や、情報漏洩の危険性があるため「仕事用のツール」ということを意識して節度を持って利用することが大切です。
個人間のプライベートな連絡は「LINE」などのSNSで行うようにしましょう。
マナー8. 重要なメッセージを保存する
チャットで頻繁に連絡をしていると必要な情報を見逃したり、さかのぼって履歴を探したりしなくてはなりません。そんな時は「ブックマーク機能」を活用してメッセージを保存しましょう。
メッセージを保存することで確認漏れを無くしたり、重要な情報を簡単に見返したりすることができるので効率的に業務を行うことができます。
また共有したい内容や重要情報をブックマークするよう指示することで、円滑な情報共有を行えるのでしっかり活用しましょう。
マナー9. 通知をオフにする方法を知っておく
日常から使用しているデバイスに通知がくる便利な通知機能ですが、通知が多すぎて業務の妨げになってしまったり、会議中に通知がなってしまったりと支障をきたすことがあるので、通知をオフにする方法を知っておきましょう。
常に通知がオンの場合、取引先とのプレゼン中に通知が表示されてしまい取引先に非常識だと思われてしまうこともあるので、場面に応じて通知の切り替えを行うのがビジネスチャットを使用する上でのマナーです。
マナー10. 適切なグループ内で返信
ビジネスチャットではグループ機能を活用することでプロジェクトや部署ごとでグループ分けをすることができます。
限定された人物に情報共有を行いたい時はグループ内で行うのがマナーです。決まったグループ内で発言することによって進捗状況の把握や円滑な情報共有を行えるのでプロジェクトのスムーズな進行が行えます。
またグループ機能を活用することでグループごとに会議を開催、指示を簡単にできるので発言を行う際は適切なグループ内でチャットを行うよう心がけましょう。
マナー11. 検索しやすい言葉をメッセージに入れる
チャットには常に新しいメッセージが表示されるので、過去のやり取りはどんどん埋もれていってしまいます。後に必要な情報を探し出す場合、過去のメッセージをスクロールして探し出すのは非常に時間がかかってしまい非効率です。
そこでメッセージを送信する際には文面に関連したキーワードを含む内容で送信するように心がけましょう。検索機能でキーワードから検索できるようになるため、スクロールしてメッセージを探す手間を省くことができます。
検索しやすい言葉をメッセージの中に含めることによって、わざわざメッセージを見返す手間を省くことができるので、円滑なコミュニケーションが可能となります。
ビジネスチャットで使える例文7選
円滑なコミュニケーションがとれるビジネスチャットですが、使いこなすには簡潔に伝える方法を知っておく必要があります。
ここではビジネスチャットで使える例文7選を紹介します。
例文を知っておくことで簡潔なコミュニケーションが行えるようになるので、ぜひ参考にしてみてください。
例文1. 確認したことを返信するとき
相手からメッセージが来た場合はできるだけ早く返信するよう心がけましょう。
「スタンプ」や「リアクション」機能で返信するのも有効的ですが、一言添える場合は「(^^)」や「！」といった顔文字や記号を使用することで感情が相手に伝わりやすくなります。
例
・確認いたしました。ご連絡ありがとうございます！
・かしこまりました(^^)
・承知しました。詳細が分かり次第ご連絡いたします！
尚、「了解しました」は丁寧語であって謙譲語ではないため、目上の人に使う場合は「承知しました」を使うように注意しましょう。
このように、あらゆるシーンや相手によって使い分けを行いましょう。
例文2. 依頼・打診するとき
何かを依頼・打診する場合は簡潔丁寧な文章で期日や要件をわかりやすく記載し、正確に伝えることが重要です。
短すぎる文書を意識しすぎてしまうと具体性に欠けてしまい、正確に内容が伝わらない可能性があります。
できるだけ顔文字などを避け、お願いしているということを意識して誠意ある文章で文を作成しましょう。
例
・お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
・◯月◯日までにご返答いただけますと幸いです。
・お力添えいただけますと幸いです。
社内の人物とチャットを行う場合は「！」「(^ ^)」を使用しても問題ありませんが、外部の人物に連絡する際はフラットな印象を与えないよう言葉遣いに気をつけましょう。
例文3. 緊急の連絡をするとき
緊急の用件やすぐに返答を求める連絡の場合は、短い文章で簡潔に伝えることが重要です。
また特定の人物にすぐに返答を求める連絡の場合は、チャットやメールではなく電話で連絡をすることも大切です。
例
・至急回答願います。
・緊急の連絡です。（本文）
・【緊急】
このように緊急の連絡の場合は、冒頭で相手に情報が伝わるように意識しましょう。通知がオンになっている場合は、緊急であることがすぐに伝わるため迅速な返答が見込めます。
例文4. 報告をするとき
何かを報告したい場合は、何についての報告なのかを冒頭で記載し迅速な情報伝達を心がけましょう。
例
・◯◯についてご報告です。（本文） 返信不要です。
・◯◯についての報告と確認です。至急ご返信お願いします。
このように「何に対しての報告なのか」「確認した後に返信は必要なのか」を記載することで相手に必要な情報が伝わりやすくなります。返信が必要な内容の場合は、迅速に返信するようにしましょう。
例文5. 感謝を伝えるとき
感謝の言葉を伝えることは大切です。「相手が何かをしてくれた時」「素早い対応をしてくれた時」などは一言でいいので、必ず感謝の言葉やリアクションを行いましょう。
例
・迅速な対応ありがとうございます。
・お気持ちに感謝いたします。
・ご丁寧にありがとうございます。
など様々な場面で使い分けを行い、感謝の気持ちを相手に伝えましょう。
また顔文字やスタンプなどを使用して感情を表現することも有効的ですので、相手との距離感を考慮して積極的に使用していきましょう。
例文6. 長文を送信するとき
基本的にビジネスチャットでは、長文は避けて簡潔に伝えるのがベストです。もしも長文になってしまった場合は、冒頭で長文であることを記載し、相手に配慮を行うのがマナーです。
例
・長文失礼します。
・長文のためお手隙の際にご返信ください。
長文であるということはその分相手の時間を奪ってしまいます。
あらかじめ長文であることや、手が空いた時に返信してほしい意思を伝えることで相手の作業を止めずにコミュニケーションが行えるので効率的な業務の遂行につなげることができます。
例文7. 相手からの返ことを求めないとき
相手から返信を求めない内容を送信する際は、文末に返信が不要なことを記載しましょう。
一方的に伝えたい内容や重要度が低い内容を共有する際に、相手に配慮することができます。冒頭で返信不要と記載した場合、読み飛ばされてしまう可能性があるので文末で記載するようにしましょう。
例
・先日、作成していただいた資料ですがデータが古くこちらで新しいもので修正いたしました。次回からは最新のデータで作成していただけますと幸いです。返信は不要です。
ビジネスのシーンでよく使用するので覚えておきましょう。
・ビジネスチャットツールのおすすめ13選！選び方やメリットなど紹介
まとめ
この記事ではビジネスチャットのマナーと、実際に使える例文を紹介してきました。
円滑にコミュニケーションを行うために、迅速で簡潔な返信を行うことが大切なビジネスチャットですが、「返信を早く返さなければいけない」や「仕事用だからきっちりしなければいけない」などのように囚われてしまうと、業務に支障が出てしまったり相手と距離をとり過ぎてしまうことになるので賢く利用しましょう。
またマナーを知らないことで信頼関係に傷がついてしまったりトラブルが発生してしまうことがあります。自社で設定してあるマナーを事前に確認し正しい運用を行いましょう。
